CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Si vous avez du matériel a vendre ou a acheter.

CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar TomyMoonly » 16 Oct 2016, 15:32

Ordre du jour :

Ouverture de la séance à 14h30
    - Présentation de l’ordre du jour et point technique sur l’assemblée
    - Désignation du président de séance et du secrétaire
    - Recensement des présents et des procurations
    - Bilan moral: on fait le bilan sur les actions de l'année.
    - Bilan de trésorerie: on fait un point sur les dépenses et recettes de l'année.
    - Renouvellement du Bureau
    - Projets et perspectives 2016
    - Questions diverses

I- Choix du président et secrétaire de séance :

Après consultation des présents, Benoit se porte volontaire pour animer la séance et propose Tomy comme secrétaire.
Voté à l’unanimité

II- Recensement des présents et procuration :

L’assemblée se déroule principalement sur un chat en vocal et il avait été conclu auparavant d’accorder le droit de vote et de représentation des procurations via le chat (TeamSpeak RC3 sur un serveur prêté pour l’occasion.).
Sont représentés :

    Benoit avec procurations de Feitan - yohoo - kadaj - xipo
    Big
    Ludo
    Colin avec procuration de Cora
    Hatos
    Tomy
    Naoki
    Anthony
    Pascal
    Jim (sur le chat)

Le quorum, fixé au tiers des membres, est de 13 voix exprimées. Le total des voix représentées est de 15.
Le quorum est atteint. Le président de séance avec l’avis des présents déclare de bon droit, l’assemblée légitime.
Remarque : on note un petit désintérêt des AG de la part de la communauté


III. Bilan moral :

Actions de l’année :

    -Atelier yoyo de Pascal, en chiffre : c'est 1 atelier en 3
    un à l'école à peu près 30 jeunes l'année passée
    deux extensions sur deux collèges avec 15 à 20 enfants chacun.
    Et des interventions et démos dans d’autres écoles.
    Démarche réfléchie et pédagogique.

    -Pascal nous remercie de notre suivi et soutient.

    -Ludovic a représenté la FYYA et la communauté lors de l’EJC qui s’est déroulée à Amsterdam, il à établi une première prise de contact avec kendama.fr, effectué des ventes, une prestation sur scène ouverte.

    -Ludovic et Pierre se sont rendus à la West Coast convention, durant 2 jours, avec initiations, ventes et démonstrations.

    -Une petite dizaine de joueurs se sont retrouvés dans un ancien Cinéma de Paris pour faire le PYYC cette année, toujours organisé par Jim.

Représentation internationale de la part des joueurs français :


    -Une animation Yoyo à été faite en Belgique.

    -Présence de quelques Français aux WYYC : Chloé, Quentin et Thomas.

    -Présence de beaucoup de français pour l’EYYC : Paul, Noah, Terry, Hadri, Quentin, Clément, Romain, Benji, Colinn, Kora, Olivier.

Bonne présence des français à l’étranger cette année, on soulignera la 4ème place de Chloé aux Worlds. Les joueurs français sont très présents à l’EYYC, ce qui confirme son statut de rendez-vous incontournable en Europe. Ils sont également de plus en plus présents en Europe.


CDF 2016 à Villejuif

Points positifs

    - Salle agréable et bien agencée, en périphérie parisienne.

    - Peu onéreux

    - Un nombre correct de sponsors, avec suffisamment de lots pour récompenser tout le monde et l’achat de sac pour que cela soit plus propre.

    - 3 joueurs internationaux (2 de Chine, un de Turquie)

    - Bonne présence de la part du public si on considère le peu de com réalisée cette année

    - Annonce bien à l’avance pour permettre aux joueurs de s’organiser.

    - Régie son et lumière réalisée par un professionnel encore cette année

    - Fond de scène très propre

    - Respect des règles officielles de l’IYYF, ce qui permet cette année encore d’obtenir des places de seed pour les WYYC 2017.

    - Publication des résultats au format officiel

    - Fréquentation stable de la part des joueurs français

    - Excellente prestation d’Anthony speaker en français et en anglais (pour un des juges).

    - Le niveau a considérablement augmenté cette année et effort dans la construction des FS sous le format 2 minute qui semble assez approprié.

    -Des démos sympathique, Quentin et son collègue avec jongles et maniements, Mélanie avec danse orientale.

    -After sur les quais en toute tranquillité et le lendemain bien organisé au grand train.

Points négatifs:

    - Absence de plan bouffe le midi qui aurait pu apporter un plus au championnat

    -Difficulté d’avoir des plans hôtel sur Paris

    -Grosse chaleur dans la salle

    -Moins de juges, et d’inters.

Le championnat s’est très bien déroulé avec un programme complet et respecté.

Divers :

- L’activité du forum n’a pas beaucoup évolué et reste plutôt faible comme les précédentes années

Bilan des perspectives évoquées en début de mandat 2015-2016 :


- Cotisation, maintenir à 10€ incluant une assurance, et les frais de participations au CDF.


Fait

- Pack FYYA 2016. Le pack fyya 2016 contiendra le Vosun Rogue en édition spéciale et limitée, incluant une carte de membre, le yoyo, la cotisation pour 2016, et les frais de port pour un total de 32€.


Fait

- Format CDF, changer le format 1.5 et 3.0 qui n'a pas fonctionné cette année et revenir sur un format plus classique avec Prelim et finale, à adapter selon le nombre de joueur.


Pas fait, un nouveau format a été testé 2 mins, finale directement, le nombre de participants nous l’a permis cette année. Format très intéressant.

- Frais d’inscription CDF: les inclure dans la cotiz à condition que les joueurs s'inscrivent dans les délais impartis. Ajouter une petite pénalité financière d'environ 10€ pour les joueurs s'inscrivant en retard. Le but est d’inciter les joueurs à s'inscrire dans les délais et ainsi simplifier l'organisation. Pour info, cette année moins de la moitié des joueurs avaient envoyé leur musique dans les temps.


Pas Fait, des joueurs se sont inscrit le jour même sans pénalités.
- Site internet: redéfinir son utilité et remettre à plat, quitte a faire un site qui soit plus une vitrine. Naoki émet le souhait de prendre en charge cette partie


Pas Fait

- Soutien au bureau et implication des membres. Proposition de faire une conférence vocale à l'annonce du CDF pour impliquer plus de membres dans les différentes tâches inhérentes à l'organisation d'un championnat. De nombreuses tâches sont faciles à prendre en charge par des membres et pourrait diviser la charge de travail et permettre de travailler un peu plus sur les tâches annexes qui ont pu faire défaut cette année (communication, after party...)

Essayé, mais pas de gens plus motivés que cela.
- CDF 2016. Plusieurs membres de l'assemblée proposent de pérenniser l'événement afin de repartir sur des bases solides. Les présents ont été satisfaits par le CDF de Villejuif, l'idée serait de retravailler avec Villejuif pour 2016 avec tous les avantages que ça implique, salle gratuite, com de la part de la ville... Paris reste un must avec sa position centrale et sa facilité d'accès.


Fait, les gens ont encore appréciés l’évènement cette année, peut-être plus avec un groupe plus « soudé »

- Pour la date, la proposition est de faire le CDF juste avant la rentrée, tout début Septembre. Il semble que cette date soit un bon compromis. A voir suivant le planning de la salle.


Fait

- Création d'un groupe d’animation du forum, avec Naoki, Clément et Vincent. L'asso a un peu de stock et va faire une dotation pour le groupe d’animation afin qu'ils puissent organiser de petits concours sur le forum. Le bureau émet le souhait de laisser beaucoup de liberté au groupe d’animation dans le choix des animations.


En stand by

Bilan moral adopté à l’unanimité

IV. Bilan de trésorerie

La clôture de l'exercice se fait et se fera chaque année entre le Championnat de France et l'achat du nouveau pack (1er novembre 2015 pour cette année)
On a démarré l’année avec 1388.38€ et on termine l’exercice 2016 avec 1711.23€ sur le compte FYYA. Soit une hausse d’environ 390 €.

Détail :


Recettes des cotisations et vente de pack 450€
Vente hors pack 368€
Animations 113,5€

Dépenses
Frais d'assurance 151,23€
Frais bancaires 108€
Subvention accordée à Clément pour aller en Pologne 50€
Défraiement pour Benoît et Ludovic à Vill'à jeu 73,2€
Coût CDF 2016 226,22€


La vente de packs cette année nous a permis de financer un bon CDF qui nous aura coûté peu cher, malheureusement avec peu d’inter, mais cela n’a en rien gâché l’événement.
Le CDF a été bien négocié cette année et n’a pas été un trou financier dans la trésorerie, point que nous avions mis en avant à la derrière AG pour cette année.

Détail :

Trophées 65€
Régie son 264 €
Défraiement Eren 100€
Frais divers 46.61€
Roll up des sponsors 37,62€

Total des dépenses 513,23€

Recettes
Sponsoring 87,01€
Vente de yoyos 150€
Cotisations lors du CDF 50€

total des recettes 287,01€

Soit un bilan global de -226,22€

Ben présente un doc récapitulatif des bilans comptables aux précédentes clôtures.

L'assemblée fait remarquer un manque de traçabilité sur les années avant 2007 (aucune pour être exacte), et qu’un réel progrès a été fait à ce sujet depuis la prise de présidence d’Hadri.
Liste du Passif au jour de l’AG

Matériel:
- 4 roll up FYYA
- 2 bâches FYYA
- fond de scène noir
- 12 clickers
- Yoyos divers

Bilan financier adopté à l'unanimité.

V. - Renouvellement du Bureau


Liste proposée :

    Benoît Logeais : président
    Franck Callier: vice-président
    Thomas Caye : secrétaire
    Ludovic Liard : trésorier
    Anthony Destremx : Correspondant Ile de France
    Chloé Monsonego : représentante en Belgique
    Clément Bertaux : Relation extérieur
    Antoine Dubois : Délégué au numérique
Liste adoptée à l'unanimité des voix.

VI. Projets et perspectives 2017

    - Reconduction de l'assurance associative

    - Cotisation: maintenir à 10€ incluant une assurance, et les frais de participations au CDF
    L'assemblée fait remarquer que ces frais sont plutôt bas comparés à nos voisins européens: par exemple, 20€ en Allemagne ou 30€ en Espagne.

    - CDF gratuit pour les joueurs internationaux participant en division Open

    - Format CDF classique avec prelim et finales, à moduler selon le nombre de joueurs.

    - Création d'une fiche "comment animer un atelier yoyo" par Kaloots

    - Site internet: repartir de zéro. Prendre un hébergement en propre. Mettre Big sur le projet. Allouer un budget cohérent pour les frais de fonctionnement du site internet.

    - Pack 2017 : souhait de faire un pack avec deux yoyos, un bimetal orienté sur les performances, et un plastique orienté pour les débutants. Modèles à présenter ultérieurement

    - Vidéo promo pack , on décide d’accorder un défraiement d’un maximum de 75€ pour un projet de vidéo à Paris et Londres porté par Ludovic. Le but étant de faire la promotion du pack fyya ainsi que de réaliser une belle vidéo de la communauté fr pour un peu de rayonnement.

    - On visera un CDF à Bordeaux au mois de septembre 2017. Le but étant de profiter de la communauté présente sur place et de valoriser le travail effectué par Pascal et son atelier. D'autant plus que Bordeaux est une belle ville qui devrait pouvoir offrir pas mal de possibilités.
Voté à l’unanimité

VII . Questions diverses :

Proposition de Jim ""greffer" le CDF sur un événement d'envergure existant /déjà organisé, au lieu de tout faire nous-mêmes"


L'assemblée passe en revue les avantages (visibilité de l'événement, infrastructures) et les inconvénients (perte de liberté, négociation difficile, planning). Au vu des différents éléments, l'assemblée se prononce défavorablement et préfère un format plus libre avec un événement dédié dans les dispositions précédemment citées, cela correspond à la même réponse qu’avait été apporté à la même question, à l’AG précédente.


Jim : Réforme du CDF, le faire en plusieurs manches régionales.


L'assemblée dit tout suite que c’est impossible au vu de l’hétérogénéité des régions, et la difficulté d’organiser un CDF en plusieurs étapes dans plusieurs régions différentes.
Prix du meilleur jeune avec financement à une compétition internationale de la FYYA.


L'assemblée répond que non il n’y aura pas de prix de jeune joueurs, que si une personne veut être financée pour participer à un championnat international, il faut gagner le CDF.
- Partenariat avec YoyoBlast, les membres à jour de cotisation bénéficie de 10% de réduction. Bilan positif, les deux parties sont satisfaites de cet échange bien que peu de cotisants en aient profité, le partenariat sous cette forme se termine à la fin de l'année et ne sera pas reconduit. Néanmoins Yoyoblast continuera de soutenir la FYYA via un sponsoring aux événements, ou autres.



VIII. Clôture de l’assemblée.


L'assemblée est close à 18h.
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar Xipo » 17 Oct 2016, 20:40

Merci, années après années de toujours se donner les moyens de faire mieux !
et merci pour ce compte rendu ! ;)
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar Choklate » 18 Oct 2016, 12:25

Merci

On essaye vraiment de faire mieux, les joueurs doivent aussi être un vecteur fort de la communauté.
La plus grande difficulté est de trouver du sang neuf et de le faire rester - Comme pour d'autres discipline, les ados décrochent plus facilement

Ce nouveau bureau est très prometteur, je pense que c'est une bonne année, avec une bonne cuvée qui arrive.
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar TomyMoonly » 18 Oct 2016, 17:40

Enfin "nouveau"... on va dire les "nouveaux arrivant au vieux bureau" xD
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar Lord Jim » 30 Oct 2016, 20:43

merci pour le cpte rendu

j'ai quelques pistes pour le PYYC....affaire à suivre

salutations à tous

jim
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar gunter » 31 Oct 2016, 17:53

merci pour le compte rendu! (certes un peu tard,mais j'ai pas vraiment accès a mon ordi en ce moment ,fin bref :mrgreen: )
faudrait vraiment que je penses a faire en sorte de payer ma cottiz' a l'avance l'an prochain,je me souviens plus ,mais est ce qu'il y a d'autres moyen de paiement que paypal (ma mere est contre ,je sais pas pourquoi :roll: ) ?
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar Choklate » 02 Nov 2016, 12:01

Tu peux envoyer un chèque par la poste à mon adresse.
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar Adiral » 07 Nov 2016, 07:36

Salut salut,
j'aimerais savoir quand commenceront les inscriptions pour l'année 2017 et où/comment s'inscrire et payer sa cotisation :)
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar tai » 07 Nov 2016, 21:27

Salut,
j'ai vu qu'à chaque fois l'assos sort le nouveau yoyo fin novembre donc d'ici là il y aura surement un post avec les différents packs tu pourras ainsi les contacter et t'inscrire ;)
tai
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Re: CR de l'AG de fin de MANDAT 2015-2016

Messagepar Adiral » 11 Nov 2016, 23:41

Ok merci !
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